Kegiatan ekspor secara langsung dengan importir tidak bisa dibilang mudah.
Tantangan bagi pelaku bisnis dalam hal ini salah satunya menemukan berbagai persyaratan dokumen untuk melakukan transaksi ekspor dengan importir. Ini dikarenakan kegiatan ekspor terjadi di dua negara yang memiliki regulasi dan kebutuhan berbeda.
Karena kegiatan ekspor memiliki risiko besar sehingga dibutuhkan berbagai dokumen sebagai pemeriksaan dan jaminan.
Bagi pelaku bisnis yang ingin melakukan transaksi ekspor secara langsung, terdapat beberapa dokumen yang perlu dipersiapkan terlebih dahulu.
Setiap dokumen ekspor ini harus dibuat pada setiap transaksi ekspor. Dokumen-dokumen ini dikirim ke importir karena dokumen ekspor tersebut digunakan oleh importir untuk mengambil barang di pelabuhan tujuan.
DOKUMEN UTAMA
Dokumen utama adalah dokumen yang wajib sifatnya untuk dibuat dalam setiap transaksi ekspor. Berikut jenis-jenis dokumen utama pada ekspor.
INVOICE ATAU FAKTUR
Merupakan dokumen yang fungsinya sebagai suatu bukti transaksi atau penagihan, dibuat oleh eksportir untuk importir.
Yang harus ada di dalam invoice :
· Kop surat perusahaan exportir
· nomor & tanggal invoice
· nama barang
· harga per unit barang & total harga
· nama & alamat eksportir
· nama & alamat importir, serta
· nomor rekening pembayaran jika diperlukan.
PACKING LIST
Dokumen yang berisikan rincian spesifikasi barang ekspor sesuai dengan invoice. Ini dibuat oleh eksportir atau perusahaan yang melakukan pengemasan langsung terhadap barang tersebut.
Berfungsi seperti surat jalan yaitu untuk memudahkan mengetahui isi barang dalam kontainer apabila ada pemeriksaan.
Yang harus ada di dalam Packing List :
· nama barang
· nomor dan tanggal packing list
· jumlah kemasan, dalam satuan seperti pack, pieces, ikat, kaleng, karton, karung, dll;
· berat bersih
BILL OF LADING (B/L) ATAU AIR WAYBILL
Atau biasa kita sebut resi pengiriman merupakan bukti pengiriman barang atau tanda terima yang dibuat oleh Kurir/ Shipping Company untuk eksportir.
Biasanya Resi dikeluarkan setelah kapal berangkat dari Indonesia. Dokumen ini diinformasikan kepada importir untuk men-tracking status pengiriman barang.
Yang harus ada di dalam Air Waybill :
· Nama & alamat Pengirim
· Nama & alamat Penerima
· No telp pengirim & penerima
· Berat bersih barang
· Tanggal pengiriman
· Keterangan barang
POLIS ASURANSI
Sangat penting untuk mengansuransikan barang expor untuk menjamin keselamatan atas barang ekspor yang dikirim. Dengan adanya polis asuransi dalam ekspor, akan meminimalisir kerugian bagi kedua pihak eksportir maupun importir.
Dokumen ini menyatakan jenis-jenis risiko yang diasuransikan serta pihak mana yang meminta asuransi dan kepada siapa klaim dibayarkan.
PEB (PEMBERITAHUAN EKSPOR BARANG)
Surat pemberitahuan yang dibuat oleh eksportir kepada kantor Bea dan Cukai, sebelum setiap pengiriman ekspor. Pembuatan PEB dapat dilakukan sendiri oleh eksportir atau diwakilkan oleh forwarder. Lalu, PEB saat ini juga dapat dikirimkan secara online ke kantor Bea dan Cukai melalui sistem Electronic Data Interchange (EDI). (https://edi-indonesia.co.id/)
Prosedur pengurusan dokumen PEB
-
Barang yang akan diekspor diberitahukan ke kantor Bea Cukai dengan mengisi formulir PEB (download formnya disini)
-
informasi yang perlu diisi dalam PEB ini diantaranya nama & alamat eksportir, nama & alamat importir, nilai invoice, HS Code produk, pelabuhan asal, dan pelabuhan tujuan.
-
Melakukan pendaftaran PEB paling cepat 7 hari sebelum tanggal perkiraan pengiriman barang expor dan paling lambat 1 hari sebelum barang ekspor masuk Kawasan Pabean.
-
Pendaftaran ini disertai dengan Nomor Induk Perusahaan dan dilengkapi dokumen pelengkap diantaranya:
-
Invoice
-
Packing List
-
Bukti Bayar PNBP (Pendapatan Negara Bukan Pajak)
-
Bukti Bayar Bea Keluar (untuk barang ekspor dikenai Bea Keluar)
-
Dokumen lainnya dari instansi teknis terkait (untuk barang ekspor terkena ketentuan larangan atau pembatasan)
-
Petugas Bea dan Cukai menjadikan PEB ini sebagai dasar untuk memeriksa kesesuaian barang yang diekspor, sehingga bisa diberikan persetujuan dan pemuatan barang ke sarana transportasi.
Note : Kesalahan dalam pengisian PEB ini dapat dianggap dengan penyimpangan secara sengaja, sehingga sangat perlu untuk hati-hati dan teliti dalam mengisinya.
SHIPPING INSTRUCTION (SI)
dokumen yang dibuat dan diberikan oleh eksportir kepada forwarder atau shipping company untuk melakukan booking pada container dan ruang di kapal/pesawat.