Petty Cash adalah kas kecil perusahaan yang digunakan untuk pembayaran pengeluaran perusahaan. Petty Cash digunakan untuk pengeluaran yang bersifat dadakan. Bisa dibilang, Petty Cash adalah pembiayaan tak terduga. Pembiayaan tak terduga tersebut bisa berupa pembelian ATK kantor seperti tinta printer, kertas untuk print dokumen kantor atau bahan bakar kendaraan operasional kantor dan lain-lain.
FUNGSI PETTY CASH:
· Membeli perlengkapan kantor yang habis namun untuk dibeli dalam waktu yang cepat.
· Untuk reimburse kebutuhan karyawan yang digunakan untuk operasional kantor dalam jumlah yang relative kecil.
· Mempercepat aktivitas kantor yang harus mengeluarkan dana secara mendadak yang juga tidak terencana sebelumnya.
METODE PENCATATAN PETTY CASH
-
METODE TETAP (IMPREST FUND SYSTEM)
Metode pencatatan petty cash dengan dana saldo yang selalu tetap. Misal, pada waktu membuat kebijakan pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp. 500.000, lalu terpakai Rp 300,000 maka jika akan habis akan diisi lagi dengan jumlah Rp 300.000 (sama dengan pengeluaran).
Ciri-ciri :
1. Pengeluaran kas terjadi, tidak langsung dicatat, melainkan hanya mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya.
2. Pada waktu yang telah ditetapkan/jika dana petty cash hampir habis, baru dilakukan pencatatan pembukuan (berdasarkan pada bukti transaksi pengeluaran yang telah dikumpulkan)
3. Pemegang petty cash melakukan pengajuan top up petty cash sebesar nominal pengeluaran (menurut pembukuan dan bukti transaksi pengeluaran)
4. Nominal petty cash akan tetap seperti semula.
Contoh :
Pada tanggal 1 Mei 2020, top up petty cash sebesar Rp 500.000 dari bank transfer
Transaksi Petty Cash :
· Tanggal 7 Mei 2020 dibeli sejumlah makanan untuk klien yang datang untuk konsultasi sebesar Rp. 120.000,-.
· Tanggal 11 Mei 2020, dibeli perlengkapan kantor berupa pulpen, tinta printer dan kertas printer sebesar Rp. 150.000,-
· Tanggal 15 Mei 2020, dibeli sejumlah materai untuk tanda tangan kontrak dengan klien seharga Rp 48.000,-
· Tanggal 20 Mei 2020, dibeli beberapa perlengkapan untuk kebersihan kantor seperti cairan pembersih lantai, sabun cuci tangan, dan pengharum ruangan sebesar Rp 55.000,-
Ket: Pengeluaran-pengeluaran di atas tidak langsung dicatat, namun dikumpulkan dulu kwitansi atau bon pembayarannya. Dan baru dicatat di akhir periode pembukuan bulan Mei, dan Petty cash diisi ulang kembali setiap akhir bulan
Jurnal yang dibuat:
Berdasarkan contoh di atas, pada akhir bulan, Petty Cash di isi ulang kembali sebesar Rp 373.000, agar saldo balik lagi menjadi Rp 500.000
-
METODE BERUBAH-UBAH (FLUCTUATING FUND SYSTEM)
Metode pengisian dan pengendalian kas kecil di mana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal petty cash sebesar Rp 500.000 kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian diisi kembali.
Kriteria :
1. Jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya & pengeluarannya (bisa kurang maupun lebih).
2. Pada saat penambahan saldo pencatatan dilakukan dengan mendebit kas kecil dan mengkredit Bank,
Contoh
Pada tanggal 1 Mei 2020, top up petty cash sebesar Rp 500.000 dari bank transfer
Transaksi Petty Cash :
· Tanggal 7 Mei 2020 dibeli sejumlah makanan untuk klien yang datang untuk konsultasi sebesar Rp. 120.000,-.
· Tanggal 11 Mei 2020, dibeli perlengkapan kantor berupa pulpen, tinta printer dan kertas printer sebesar Rp. 150.000,-
· Tanggal 15 Mei 2020, dibeli sejumlah materai untuk tanda tangan kontrak dengan klien seharga Rp 48.000,-
· Tanggal 20 Mei 2020, dibeli beberapa perlengkapan untuk kebersihan kantor seperti cairan pembersih lantai, sabun cuci tangan, dan pengharum ruangan sebesar Rp 55.000,-
Berdasarkan contoh di atas, pada akhir bulan, saat Petty Cash di isi ulang kembali, angkanya disesuaikan sesuai kebutuhan Petty Cash di bulan depannya. Nominal tidak terikat.
Petty Cash bersifat opsional dalam sebuah perusahaan. Pencatatan Petty Cash dianggap penting karena:
· Perusahaan bisa memonitor efesiensi dari sebuah pengeluaran, dan perlu atau tidaknya pengeluaran tersebut dilakukan
-
Mempercepat realisasi sebuah aktivitas yang membutuhkan dana dengan cepat dan mendadak tanpa pernah direncanakan sebelumnya.
-
Memenuhi perlengkapan ataupun kebutuhan kantor yang sudah habis tetapi perlu dipenuhi dalam waktu yang relatif cepat.
Perihal metode pencatatan petty cash (Imprest atau Fluctuating), tidak ada patokan baku. Metode bisa di sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Pada umumnya metode imprest lah yang lebih sering di pakai agar saldo Petty Cash tidak membengkak, sehingga pengeluaran dapat terkendali.
